Họp không giấy tờ

Hệ thống phần mềm Họp không giấy là hệ thống thông tin thông qua các thiết bị thông minh (Laptop, máy tính bảng, smartphone …) có kết nối mạng, mang đến cho người dùng khả năng điện tử hóa các cuộc họp truyền thống.

Với yêu cầu nâng cao năng lực, hiệu quả quản lý, điều hành trong các cơ quan hành chính nhà nước, với hệ thống “Họp không giấy” các cuộc họp của các cơ quan hành chính nhà nước tiến tới sẽ là các cuộc họp không giấy tờ, trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của các phiên họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và tức thời được chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước, các câu hỏi hay ý kiến của các đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận tại cuộc họp, qua đó góp phần nâng cao chất lượng thảo luận cũng như rút ngắn được thời gian các cuộc họp.

Người dùng có thể sử dụng thông qua trình duyệt web trên máy tính, laptop hoặc ứng dụng di động trên các thiết bị thông minh như máy tính bảng, điện thoại di động.

Lợi ích của hệ thống mang lại:

Các đại biểu dễ dàng nhận thông báo và tham dự họp vào mọi lúc, từ mọi nơi.

Trong suốt quá trình cuộc họp diễn ra, các đại biểu dễ dàng tương tác đa chiều, tức thời trao đổi và chia sẻ đa dạng dữ liệu.

Hệ thống Họp không giấy có giao diện web và trên ứng dụng di động đơn giản, trực quan, người dùng có thể dễ dàng tiếp cận, sử dụng và khai thác tối đa các tiện ích mà hệ thống mang lại.

Tích hợp với các trang thiết bị có sẵn trong phòng họp như microphone, máy tính bảng, màn hình, camera để tổ chức cuộc họp thông minh, hỗ trợ tối đa cho người sử dụng.

Mô hình tổng thể hệ thống

Giải thích mô hình:

• Các đối tượng sử dụng: Bao gồm các cán bộ tại các đơn vị thụ hưởng phần mềm truy cập đến hệ thống thông qua hệ thống mạng LAN, hoặc Internet/WAN qua trình duyệt web hoặc ứng dụng đi động.
• Máy chủ Web: Cung cấp các tính năng của hệ thống hệ thống. Ngoài ra còn cung cấp khả năng tích hợp với các hệ thống khác (nếu có) nhờ vào khả năng sẵn của Hệ thống thông tin phục vụ họp.
• Hệ quản trị CSDL: Sử dụng SQL Server được sử dụng để lưu trữ toàn bộ nội dung của hệ thống.
• Hệ thống kết nối: Có thể là hệ thống quản lý người dùng dựa trên hệ thống danh mục người dùng LDAP và hệ thống đăng nhập một lần (SSO) của đơn vị.
• Hệ thống tác nghiệp khác: Là những hệ thống có liên quan đến Hệ thống thông tin phục vụ họp và có thể tích hợp vào Hệ thống thông tin phục vụ họp: Cổng điều hành nội bộ, hệ thống chỉ đạo điều hành và các hệ thống khác.

Quy trình nghiệp vụ

    Quy trình chuẩn bị cuộc họp

Mô tả quy trình:

• Lãnh đạo/Thư ký thực hiện tạo cuộc họp: Quản trị đơn vị nhập thông tin cuộc họp, thông báo cho lãnh đạo tham gia. Lãnh đạo đơn vị nhận thông tin và xác nhận thông tin;
• Lãnh đạo/Thư ký thực hiện tạo cuộc họp: Quản trị đơn vị nhập thông tin cuộc họp, thông báo cho lãnh đạo tham gia và yêu cầu chuyên viên chuẩn bị tài liệu.
• Chuyên viên chuẩn bị tài liệu họp và trình lãnh đao đơn vị duyệt. Lãnh đạo đơn vị thực hiện duyệt:
• Nếu tài liệu họp đủ thông tin thì quản trị đơn vị thực hiện cập nhật tài liệu họp và chuyển cho Lãnh đạo/ Thư ký để cập nhật tài liệu họp;
• Nếu tài liệu họp không đủ thông tin thì Lãnh đạo đơn vị yêu cầu Chuyên viên làm lại.

    Quy trình điều hành phiên họp

Mô tả quy trình:

• Lãnh đạo/ Thư ký yêu cầu điểm danh: Cán bộ tham gia, khách mời thực hiện điểm danh. Hệ thống cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu;
• Lãnh đạo/ Thư ký cho phép phát biểu ý kiến: Cán bộ tham gia, khách mời phát biểu ý kiến. Hệ thống cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu;
• Lãnh đạo/ Thư ký yêu cầu biểu quyết: Cán bộ tham gia thực hiện biểu quyết. Hệ thống cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu.

Các hệ thống tích hợp

• Tích hợp với hệ thống người dùng chung của tỉnh:
• Tích hợp với hệ thống đăng nhập một lần chung của tỉnh:
• Tích hợp với Cổng thông tin điện tử của tỉnh: Đưa các thông tin, thông báo họp cần công khai lên cổng thông tin điện tử.
• Tích hợp với Phần mềm QLVB: Hệ thống thông tin phục vụ họp sẽ sử dụng các API là các web service mà phần mềm QLVB cung cấp để tra cứu và lấy văn bản, hiển thị và tích hợp trên phần mềm. Hệ thống có thể tích hợp với hệ thống màn hình ghép để hiển thị nội dung của cuộc họp.

Các chức năng chính của hệ thống