Phòng họp hiện đại ngày nay không thể thiếu được hệ thống AV, nó giúp cho người phát biểu truyền tải được nội dung tới người nghe rõ ràng nhất. Với sự kết hợp giữa nhiều thiết bị công nghệ từ các hãng khác nhau, hệ thống AV cho phòng họp là thứ không thể thiếu cho các cuộc họp trực tiếp và trực tuyến.

1. Hệ thống AV cho phòng họp là gì?

Hệ thống AV (Audio-Visual) cho phòng họp là một bộ các thiết bị công nghệ được thiết kế để cung cấp các tính năng âm thanh và hình ảnh trong một phòng họp hoặc hội nghị. Mục đích của hệ thống AV này là tạo ra một môi trường truyền thông tương tác, giúp cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Hệ thống AV cho phòng họp thường được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp hoặc tổ chức. Bao gồm cả kích thước và kiểu dáng của phòng, số lượng người tham gia, và các yêu cầu kỹ thuật khác.

Hệ thống AV cho phòng họp

Lợi ích của hệ thống AV cho phòng họp

Hệ thống AV cho phòng họp mang lại nhiều lợi ích quan trọng, mang lại trải nghiệm tốt và tăng cường hiệu suất làm việc của các cuộc họp. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng hệ thống AV cho phòng họp:

  • Tăng sự tương tác và giao tiếp: Hệ thống AV cho phép chia sẻ hình ảnh, video, và thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, tạo điều kiện cho sự tương tác và trao đổi thông tin một cách trực quan và hiệu quả hơn.
  • Hội nghị trực tuyến: Cung cấp khả năng tham gia hội nghị từ xa thông qua các cuộc họp trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, đồng thời mở rộng phạm vi tham gia và tăng tính linh hoạt cho các cuộc họp.
  • Hiển thị thông tin rõ ràng: Màn hình và thiết bị trình chiếu giúp trình bày thông tin một cách rõ ràng và trực quan, giúp người tham dự dễ dàng hiểu và thu nhận thông tin.
  • Tăng cường thảo luận: Âm thanh từ hệ thống loa và microphone được phát rõ ràng làm tăng cường sự tham gia trong cuộc họp và tạo ra một môi trường thảo luận tích cực.
  • Quản lý thời gian hiệu quả: Hệ thống AV cho phép tự động ghi chú, ghi âm và ghi hình cuộc họp, giúp quản lý thời gian và tài liệu một cách hiệu quả hơn.
  • Tăng tính linh hoạt và đa dạng hóa trình bày: Người dùng có thể trình chiếu từ nhiều nguồn khác nhau như máy tính, thiết bị di động, hoặc máy chiếu, tạo điều kiện cho sự linh hoạt và đa dạng trong việc trình bày thông tin.
  • Nâng cao tính chuyên nghiệp: Sử dụng hệ thống AV tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp và hiện đại với khách hàng, đối tác và nhân viên, giúp tăng cường hình ảnh của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Một hệ thống AV cho phòng họp không chỉ là một công cụ để trình bày thông tin, mà còn là một công cụ tương tác và kết nối giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả của các cuộc họp và hội nghị.

2. Các thiết bị cơ bản cần cho một hệ thống AV phòng họp

Để một phòng họp với các thiết bị AV cơ bản hoạt động được, thì đây là các thiết bị cơ bản cần thiết để thiết lập một hệ thống AV cho phòng họp:

Màn hình hiển thị

  • Màn hình LED, ghép LCD hoặc máy chiếu: Dùng để hiển thị hình ảnh, video hoặc thông tin khác cho người tham dự trong phòng.

Loa và Amplifiers

  • Loa: Dùng để phóng đại âm thanh từ ngườ nói, phát biểu. Cần có ít nhất hai loa để phát ra âm thanh stereo, và loa trung tâm để tạo ra âm thanh trung tính, các loa này sẽ tạo âm thanh trung thực nhất tới từ từ các hướng khác nhau của phòng.
  • Amplifiers: Khuếch đại âm thanh từ các nguồn khác nhau và đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất.

Microphone

  • Microphone bàn: Dùng cho các cuộc thảo luận trong phòng.
  • Microphone không dây: Cho phép di chuyển và tham gia cuộc họp một cách linh hoạt.

Camera và hệ thống hội nghị truyền hình

  • Camera PTZ (Pan-Tilt-Zoom): Cung cấp góc nhìn rộng và khả năng điều chỉnh góc nhìn, phù hợp cho các cuộc họp trực tuyến. Có thể phóng to, thu nhỏ, quay, quét hoặc có các tính năng AI và auto tracking.
  • Hệ thống hội nghị truyền hình: Bao gồm các thiết bị như codec, endpoint và bridge để kết nối nhiều phòng họp tại các địa điểm khác nhau.

Bộ khuếch đại và Mixer

  • Bộ khuếch đại: Dùng để tăng cường âm thanh từ các nguồn khác nhau như microphone và máy tính.
  • Mixer: Điều chỉnh âm lượng và cân bằng âm thanh từ các nguồn khác nhau.

Thiết bị điều khiển

  • Remote control hoặc bảng điều khiển: Dùng để điều khiển các thiết bị trong hệ thống AV như chuyển đổi nguồn, điều chỉnh âm lượng, kiểm soát màn hình, điều khiển ánh sáng, rèm cửa. Một phòng họp thông minh cơ bản đều phải có thiết bị này.

Các thiết bị này là các thành phần cơ bản để tạo ra một hệ thống AV phòng họp hoạt động một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc lựa chọn các thiết bị cụ thể cũng cần phải dựa trên kích thước và yêu cầu cụ thể của phòng họp và nhu cầu sử dụng của khách hàng.

3. Hướng dẫn vận hành và bảo trì hệ thống AV cho phòng họp

Để vận hành và bảo trì hệ thống AV cho phòng họp một cách hiệu quả, dưới đây là một số hướng dẫn và bước cơ bản nên tuân theo:

Hướng dẫn vận hành

  • Kiểm tra trước khi sử dụng: Trước mỗi cuộc họp, hãy kiểm tra tất cả các thiết bị như màn hình, loa, microphone, và camera để đảm bảo chúng hoạt động bình thường.
  • Kiểm soát các thiết bị: Sử dụng điều khiển từ xa hoặc giao diện điều khiển trên máy tính để kiểm soát và điều chỉnh các thiết bị AV theo nhu cầu.
  • Kết nối các thiết bị ngoại vi: Kết nối các thiết bị như máy tính hay các thiết bị truyền dẫn một cách chính xác để đảm bảo truyền tải dữ liệu một cách mượt mà.
  • Kiểm tra thiết bị hội nghị truyền hình: Đảm bảo camera hệ thống hội nghị hoạt động và kết nối thử để tham gia các cuộc họp trực tuyến một cách thuận tiện.
  • Điều chỉnh âm lượng: Điều chỉnh âm lượng và cân bằng âm thanh từ các nguồn khác nhau để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất.

Hướng dẫn bảo trì

  • Vệ sinh định kỳ: Dọn dẹp và vệ sinh các thiết bị như màn hình, loa, và camera định kỳ để đảm bảo chúng hoạt động ổn định và bền bỉ.
  • Kiểm tra phần mềm: Cập nhật và kiểm tra phần mềm định kỳ để đảm bảo hệ thống AV hoạt động với các phiên bản mới nhất và an toàn nhất.
  • Sao lưu và lưu trữ dữ liệu: Sao lưu và lưu trữ các tài liệu, bản ghi âm, và ghi hình từ các cuộc họp an toàn để dễ dàng truy cập và tham khảo sau này.
  • Bảo dưỡng thiết bị: Bảo dưỡng và thay thế các linh kiện cũ hỏng hoặc hao mòn để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định.

Hãy tuân thủ theo các hướng dẫn và bước cơ bản trên, cán bộ vận hành có thể sử dụng và bảo trì hệ thống AV cho phòng họp một cách hiệu quả, tăng cường trải nghiệm họp và đảm bảo tính ổn định của hệ thống.

4. Hệ thống AV hiện tại và xu hướng tương lai

Hệ thống AV hiện nay

  • Hội nghị truyền hình và hội nghị hybrid:

Các hệ thống hội nghị truyền hình ngày càng phổ biến, cho phép người dùng kết nối và tham gia hội nghị từ xa một cách dễ dàng.

Hội nghị hybrid kết hợp giữa hội nghị trực tiếp và trực tuyến, tạo nên sự linh hoạt và tiện lợi.

  • Màn hình lớn và màn hình tương tác:

Màn hình lớn với độ phân giải cao và màu sắc sắc nét như Màn hình ghép đang được sử dụng rộng rãi cho trình chiếu và hiển thị thông tin cuộc họp.

Màn hình tương tác cung cấp khả năng tương tác đa điểm và cho phép người dùng tương tác trực tiếp với nội dung cuộc họp được trình chiếu trên màn hình.

  • Micro và loa thông minh:

Công nghệ micro và loa thông minh được tích hợp trí tuệ nhân tạo giúp cải thiện chất lượng âm thanh và giảm tiếng ồn.

Loa có khả năng điều chỉnh hướng phát âm thanh để tạo ra trải nghiệm nghe tốt nhất cho mọi người trong phòng.

  • Quản lý và điều khiển từ xa:

Hệ thống quản lý và điều khiển từ xa cho phép cán bộ vận hành dàng kiểm soát và điều chỉnh các thiết bị AV từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào.

Ứng dụng di động và giao diện web làm cho việc quản lý hệ thống AV trở nên linh hoạt và dễ dàng

Xu hướng AV phòng họp trong tương lai

  • Thực tế ảo:

Thực tế ảo có thể được tích hợp vào hệ thống AV để tạo ra trải nghiệm hội nghị và trình chiếu tương tác hơn trong tương lai không xa.

Các ứng dụng này có thể được sử dụng để mô phỏng môi trường hội nghị trực tuyến và cung cấp trải nghiệm tham gia chân thực hơn.

  • Kết nối IoT (Internet of Things):

Các thiết bị AV có thể được kết nối với các thiết bị IoT khác trong phòng họp, như đèn chiếu sáng thông minh, cảm biến nhiệt độ để tạo ra một môi trường họp tự động và thông minh.

Tích hợp các công nghệ này giúp tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng và tạo ra trải nghiệm người dùng tốt hơn.

  • Intelligent Assistants và Voice Control:

Trí tuệ nhân tạo và các trợ lí ảo có thể được tích hợp vào hệ thống AV để cung cấp các dịch vụ hỗ trợ thông minh và điều khiển bằng giọng nói.

Người dùng có thể sử dụng lệnh giọng nói để điều khiển các chức năng của hệ thống AV một cách dễ dàng và hiệu quả.

  • Kết nối 5G và Edge Computing:

Kết nối 5G sẽ cung cấp băng thông lớn và độ trễ thấp, tạo điều kiện cho việc truyền tải và xử lý dữ liệu nhanh chóng và mượt mà.

Edge computing cho phép xử lý dữ liệu trực tiếp tại nguồn dữ liệu gốc, giúp giảm độ trễ và tăng cường hiệu suất của hệ thống AV.

Hệ thống AV đang phát triển không ngừng với sự tích hợp của các công nghệ mới và xu hướng tiên tiến như thực tế ảo, IoT, trợ lí ảo, kết nối 5G và edge computing. Những tiến bộ này hứa hẹn mang lại trải nghiệm họp hội thảo tương tác, thông minh và tiện lợi hơn cho người tham gia trong tương lai.

5. Mua hệ thống AV cho phòng họp ở đâu uy tín?

Để mua hệ thống Audio Visual cho phòng họp, khách hàng có thể tìm kiếm theo một số gợi ý sau đây:

Đại lý chính thức của nhà sản xuất:

Điều này đảm bảo khách hàng mua được các sản phẩm chính hãng với chất lượng và dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt.

Các nhà sản xuất lớn thường có các đại lý chính thức hoặc đại lý ủy quyền tại Việt Nam.

Nhà bán lẻ chuyên nghiệp:

Các cửa hàng bán lẻ chuyên nghiệp cung cấp một loạt các sản phẩm AV với sự lựa chọn đa dạng và chất lượng đảm bảo. Tuy nhiên các cửa hàng bán lẻ sẽ không

Công ty cung cấp, lắp đặt giải pháp hệ thống AV:

Các công ty chuyên cung cấp và lắp đặt hệ thống AV đều cung cấp các giải pháp tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu khách hàng và chuyên nghiệp.

Các công ty này có thể tư vấn về các sản phẩm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của khách hàng và cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng một cách chuyên nghiệp.

Trực tuyến:

Các trang web thương mại điện tử như Amazon, eBay, và Alibaba cung cấp một loạt các sản phẩm AV với sự lựa chọn đa dạng và được đánh giá từ người dùng khác nhau.

Tuy nhiên, cần chú ý lựa chọn các nhà cung cấp đáng tin cậy và đảm bảo chất lượng của sản phẩm trước khi mua.

Cũng cần lưu ý, nếu mua hàng từ đây, khách hàng sẽ phải có kiến thức cơ bản để lắp đặt và bảo trì hệ thống.

Trực tiếp từ nhà sản xuất:

Một số nhà sản xuất cũng sẽ cung cấp trực tiếp, chính sách bảo hành và hỗ trợ trực tuyến trực tiếp từ nhà sản xuất.

Tuy nhiên cũng cần lưu ý, các nhà sản xuất sẽ không trực tiếp triển khai lắp đặt và giá cả của sản phẩm có thể sẽ cao hơn so với các hình thức khác do Nhà sản xuất sẽ có những mức giá và ưu đãi riêng cho các đại lý của họ.

Trước khi quyết định mua, hãy nên tìm hiểu kỹ về sản phẩm, so sánh giá cả và đánh giá chất lượng từ các nguồn khác nhau để đảm bảo bạn chọn lựa được lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách.

Với một hệ thống AV cho phòng họp bao gồm rất nhiều thành phần tới từ các hãng khác nhau, khách hàng nên cân nhắc mua hàng từ các Công ty cung cấp, lắp đặt giải pháp hệ thống AV. Các công ty này thường là người hiểu rõ nhất khách hàng cần gì. Họ sẽ tư vấn, xây dựng giải pháp phù hợp nhất với từng khách hàng. Họ cũng sẽ cung cấp sản phẩm từ nhiều hãng khác nhau tạo thành một hệ thống tốt nhất với giá thành tốt nhất, và sẽ cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì sau bán hàng tốt nhất tới khách hàng.

Công ty Cổ phần đầu tư HCOM là đại lý phân phối và tích hợp giải pháp AV tổng thể cho một phòng họp thông minh hoặc các phòng họp từ nhiều site khác nhau từ các hãng như Sony, Bose, Shure, Bosch, Datapath, IDK, Aurora, Samsung, LG, Hikvision, Aver, Panasonic, Polycom.

Với đội ngũ kỹ thuật viên nhiều năm kinh nghiệm và được đào tạo từ hãng sản xuất. HCOM đã triển khai hàng trăm hệ thống AV phòng họp từ lớn đến nhỏ khắp toàn quốc.

Liên hệ tới công ty HCOM để nhận tư vấn, báo giá giải pháp, sản phẩm, lắp đặt hệ thống AV phòng họp:

Công ty Cổ phần Đầu tư HCOM

VP Hà Nội: Tòa nhà 35, Ngõ 45, Trần Thái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội.

VP HCM: DP24, khu biệt thự song lập DragonParc 1, Nguyễn Hữu Thọ, Phước Kiển, Nhà Bè, TPHCM

Hotline: 0904 633 569 / 0906 213 066